HS Code (Harmonized Commodity Description and Coding System) hay “Hệ thống HS” được định nghĩa là Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa, được tiêu chuẩn hóa quốc tế về tên gọi và mã số để phân loại hơn 98% hàng hóa được buôn bán trên phạm vi toàn thế giới của Tổ chức Hải quan thế giới – WCO. Việc xác định đúng mã HS ảnh hưởng nhiều đến chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

Khi khai báo nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa (C/O) để nhận ưu đãi về thuế cho lô hàng thì cần kê khai thông tin về HS code để thuận tiện cho việc tính thuế. Mã số này quyết định đến lượng thuế xuất khẩu của lô hàng đồng thời tác động đến giá cả của chính hàng hóa đó. Thông tin mã HS này được kê khai trên nhiều chứng từ xuất nhập khẩu như tờ khai hải quan, vận đơn, C/O, hóa đơn thương mại… do vậy, nếu sai thông tin này còn ảnh hưởng đến mất thời gian công sức chỉnh sửa lại bộ hồ sơ hải quan.

Trên thực tế, công tác phân loại, áp mã HS đối với các doanh nghiệp làm công tác xuất nhập khẩu rất quan trọng. Đây sẽ là tiền đề đảm bảo cho việc tuân thủ luật pháp trong nước và quốc tế của doanh nghiệp nhập khẩu.

Thứ nhất, phân loại đúng mã HS giúp doanh nghiệp xác định đúng % thuế suất theo quy định của nhà nước, từ đó nộp đủ các loại thuế cần nộp, tránh trường hợp doanh nghiệp phải nộp thuế nhiều lần hay phải làm thủ tục hoàn thuế, gây mất nhiều thời gian và công sức.

Thứ hai, với việc xác định mã HS đúng, doanh nghiệp sẽ được hưởng các lợi ích từ các FTA đúng theo quy định.

Thứ ba, nếu xác định HS code đúng từ trước khi hàng về, doanh nghiệp tìm hiểu được các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho việc nhập khẩu, từ đó có thời gian chuẩn bị kĩ lưỡng, đầy đủ.

Trường hợp xuất hiện sai sót liên quan đến mã HS, sẽ dẫn đến việc hải quan nước xuất khẩu từ chối cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho lô hàng đó hoặc nước nhập khẩu từ chối tiếp nhận. Việc này dẫn đến chậm trễ trong công tác giao hàng khi doanh nghiệp phải khai báo lại thông tin với hải quan, công tác giám định gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ bị xử phạt gây tốn kém chi phí hoặc phải chịu mức thuế xuất nhập khẩu cao hơn so với ưu đãi đáng ra được hưởng đối với loại hàng hóa đó. Và kể cả khi đã được thông quan thì việc áp sai mã HS cũng sẽ gây rắc rối cho quá trình kiểm tra sau thông quan của doanh nghiệp.